Eventmarketing-Plan: Der 6-Wochen-Zeitplan für Clubnächte und Festivals

Ein guter Eventmarketing-Plan ist kein Bauchgefühl, sondern ein Kalender. Die meisten Clubnächte scheitern nicht am Line-up, sondern daran, dass alles in der letzten Woche passiert: Flyer, Storys, Gästeliste, Ticketlink. Dann ist es zu spät, um Leute noch umzuplanen, die ihr Wochenende längst verplant haben.

Dieser Zeitplan zählt sechs Wochen rückwärts ab dem Abend. Er passt für eine Clubnacht mit 300 Leuten genauso wie für ein kleines Festival, du musst nur die Abstände strecken oder stauchen. Jede Phase hat ein Ziel, ein paar konkrete Aufgaben und einen Punkt, an dem du prüfst, ob du auf Kurs bist.

Wenn du zuerst die Grundlagen der Kanäle brauchst, lies vorher, wie du ein Event auf Instagram bewirbst. Hier geht es um das Timing, also um den Teil von Eventmarketing, den die meisten unterschätzen.

Sechs Wochen vorher legst du das Fundament. Niemand kauft jetzt schon massenhaft Tickets, aber die Leute, die deine Reihe kennen, wollen das Datum wissen, bevor sie etwas anderes zusagen.

Was jetzt passiert:

• Datum, Venue und Konzept stehen. Ohne feste Location kein Ticketlink, ohne Ticketlink keine Ankündigung, die etwas bringt.
• Save the Date. Ein Feed-Post und eine Story auf deinem eigenen Kanal: Datum, Ort, Name der Reihe. Das Line-up darf noch fehlen, ein oder zwei Namen reichen als Anreiz.
• Ticketshop live. Richte den Vorverkauf jetzt ein, auch wenn du ihn erst in einer Woche öffnest. Preisstufen, Kontingente und Link müssen vor der ersten Story fertig sein.
• Event anlegen. Wenn du mit Promotern arbeitest, leg das Event jetzt an, nicht erst kurz vorher. Auf Parmo führt dich der Assistent in fünf Schritten durch Basics, Inhalt, Posts und Belohnung, Screening und Paket; wie das geht, steht in Dein erstes Event anlegen. Läuft deine Reihe schon länger, kopier das letzte Event und passe nur Datum, Posts und Ticketlink an.

Das Ziel dieser Woche: Jeder, der deine Reihe kennt, hat das Datum im Kopf, und alle Werkzeuge stehen bereit.

Jetzt beginnt der Verkauf. Das Early Bird ist dein wichtigstes Werkzeug in dieser Phase: ein kleines, günstiges Kontingent, das die Leute belohnt, die früh zusagen. Es bringt nicht nur Geld in die Kasse, sondern auch ein Signal nach außen. Wer sieht, dass die erste Stufe weg ist, weiß, dass der Abend lebt.

Was jetzt passiert:

• Early Bird öffnen, mit klarer Menge oder klarem Enddatum. Ein Early Bird ohne Grenze ist einfach ein billiger Preis.
• Line-up komplett ankündigen. Ein Post pro Act ist besser als ein Sammelpost. Jeder Artist teilt seinen eigenen, und du bekommst mehrere Anlässe statt einem.
• Promoter briefen. Das Briefing steht jetzt: Story-Asset im Hochformat, Caption, Termine, Belohnung. Auf Parmo erscheint das veröffentlichte Event im Feed und auf der Karte von Promotern in der Nähe: Sie fragen an, oder du lädst sie gezielt ein.
• Artwork festzurren. Ein Hauptmotiv, zwei, drei Varianten für Storys. Datum und Ticket-Hinweis gehören aufs Bild, nicht nur in die Caption.

Prüfpunkt: Läuft das Early Bird zäh, liegt das selten am Preis. Meist fehlt ein Grund, jetzt zu kaufen. Mach das Ende der Stufe sichtbar.

Zwei Wochen vorher entscheiden die meisten, was sie am Wochenende machen. Genau jetzt brauchst du Reichweite, die nicht von deinem eigenen Kanal kommt. Deine Follower kennen den Abend schon. Die Leute, die noch fehlen, folgen dir nicht, aber sie folgen jemandem, der hingeht.

Das ist der Job deiner Promoter. Eine Story von jemandem aus der Szene, der sagt, dass er da ist, wirkt anders als dein zehnter Flyer. Wie du daraus eine volle Clubnacht machst, steht ausführlich im Club-Promotion-Guide.

Was jetzt passiert:

• Promoter-Crew steht. Anfragen sind entschieden, Einladungen raus. Wer bis jetzt nicht angenommen hat, kommt meist auch nicht mehr.
• Erste Promoter-Storys. Plane im Briefing mindestens zwei Termine: einen jetzt oder eine Woche vorher und einen am Tag selbst. Auf Parmo kann jede Story automatisch zur Posting-Uhrzeit rausgehen, die du festlegst, sonst um 18:00 UTC; mehr dazu in Auto-Posting und Kalender.
• Zweite Preisstufe. Das Early Bird ist weg oder läuft aus. Die reguläre Stufe startet.
• Content aus dem Line-up. Kurze Clips, ein Mix, ein Foto aus dem letzten Set. Jetzt brauchst du Material, das nicht nach Werbung aussieht.

Die letzte Woche ist laut. Alle Veranstalter in der Stadt posten gleichzeitig, und die Leute entscheiden kurzfristig. Hier gewinnt, wer präsent ist, ohne zu nerven.

Was jetzt passiert:

• Timetable veröffentlichen. Er ist der beste Grund für eine letzte Story: Wer spielt wann? Leute planen ihre Anreise danach.
• Die Story am Tag selbst. Der wichtigste Promoter-Termin. Wer abends noch überlegt, sieht sie im richtigen Moment.
• Letzte Preisstufe sichtbar machen. Nicht billiger werden, sondern klar sagen, was noch da ist und was die Abendkasse kostet.
• Tür vorbereiten. Wer steht auf der Liste, wie werden Promoter-Belohnungen eingelöst, wer macht den Check-in?

Eine Warnung: Senk jetzt nicht panisch den Preis. Wer im Vorverkauf zum vollen Preis gekauft hat, merkt sich das. Besser ist ein Anlass, jetzt zu kaufen, statt ein Rabatt.

Am Abend selbst entscheidet sich, ob dein Marketing wirkt, denn jetzt siehst du, wer wirklich kommt. Die Tür ist deshalb Teil des Plans, nicht nur Logistik.

• Eine Liste, eine Person. Wer an der Tür die Gästeliste führt, hat nichts anderes zu tun.
• Promoter-Belohnungen klar regeln. Auf Parmo bekommt jeder Promoter, dessen Story bestätigt ist, seine Belohnung: einen Platz auf der Gästeliste, Getränkeguthaben oder VIP. Abgeholt wird sie mit einem Codewort an der Tür oder mit einem echten Ticket per E-Mail. Unter Event → Tür suchst du nach Name oder Code und hakst ab.
• Notizen machen. Wann wurde es voll? Wann war die Schlange am längsten? Das ist dein Input für den nächsten Zeitplan.

Die meisten hören nach dem Abend auf. Dabei ist die Woche danach die günstigste Marketingwoche, die du hast: Die Leute, die da waren, sind noch begeistert, und die, die es verpasst haben, ärgern sich.

Was jetzt passiert:

• Fotos und Clips posten. Innerhalb von zwei, drei Tagen. Tagge Artists und Crew.
• Zahlen lesen. Welche Storys wurden gesehen, welche Promoter haben geliefert, welche Story ging nie online? Auf Parmo zeigt die Übersicht erreichte Konten, Story-Aufrufe und Kosten pro 1.000 Aufrufe je Event.
• Promoter bewerten. Wenn du das Event abschließt, bewerten die Promoter mit bestätigter Story auch dich. Speichere die, die geliefert haben, als Gruppe für das nächste Mal.
• Nächstes Datum ankündigen. Solange der Abend noch in den Köpfen ist.

Dann beginnt der Zeitplan von vorn, nur einfacher, weil Briefing, Crew und Ablauf schon stehen.