Eventmarketing

Was ist Eventmarketing?

Im klassischen Marketing-Deutsch meint Eventmarketing, dass eine Marke Events nutzt, um sich selbst zu bewerben: Launch-Party, Pop-up, gesponserte Bühne. In der Szene geht es meist um das Gegenteil, nämlich darum, das Event selbst zu vermarkten, damit eine Clubnacht, ein Rave oder ein Festival seine Tickets verkauft und der Floor voll wird. Um diese zweite Bedeutung geht es hier.

Für eine Party ist Eventmarketing eine kurze, intensive Kampagne. Viele Clubnächte verkaufen einen großen Teil ihrer Tickets in den letzten ein, zwei Wochen. Die Arbeit besteht also darin, früh genug Aufmerksamkeit aufzubauen, um die ersten Tickets loszuwerden, und diese Aufmerksamkeit dann in Verkäufe zu verwandeln, wenn die Leute ihr Wochenende planen. Die Kanäle sind vor allem Social Media, und die glaubwürdigsten Stimmen kommen aus der Crowd selbst: DJs, Stammgäste und Promoter.

So läuft eine Event-Kampagne

Ein typischer Zeitplan für eine Clubnacht oder ein kleines Festival, vom Datum aus rückwärts gerechnet:

• Sechs bis acht Wochen vorher: Datum, Location und Headliner ankündigen. Den Vorverkauf mit einem kleinen Early-Bird-Kontingent öffnen.
• Drei bis vier Wochen vorher: den Rest vom Line-up in ein oder zwei Phasen veröffentlichen. Jede Ankündigung ist für alle Beteiligten ein neuer Anlass zu posten.
• Zwei Wochen vorher: Promoter briefen, Timetable festzurren, Flyer drucken und posten. Bezahlte Anzeigen, falls es welche gibt, starten meist jetzt.
• Die letzte Woche: jeden Tag Storys von der Crew, den DJs und den Promotern, Set-Zeiten, „letzte Tickets“, wenn es stimmt.
• In der Nacht und danach: Storys vom Floor, dann Fotos und ein Danke, und das ist schon die erste Werbung für die nächste Ausgabe.

Beispiel: eine Technonacht in Hamburg

Angenommen, eine Crew veranstaltet eine Technonacht in Hamburg für 400 Leute. Sie kündigt acht Wochen vorher an, mit 100 Early-Bird-Tickets, die innerhalb weniger Tage an Stammgäste gehen. Drei Wochen vorher kommt das komplette Line-up, und der Vorverkauf wird ruhiger, wie meistens in der Mitte einer Kampagne. Zehn Tage vorher brieft die Crew zwölf Promoter, jeweils eine Story am Mittwoch und am Samstag zu posten, und die DJs teilen den Flyer. Die letzten 150 Tickets gehen in den letzten fünf Tagen weg, der Rest an der Abendkasse. Nichts daran ist ungewöhnlich: Die Mitte ist immer zäh, und am Ende zählen die Promoter am meisten.

Tipps, um ein Event zu bewerben

• Plan die Posts mit Datum, bevor der Vorverkauf startet, damit jede Ankündigung ihren Platz hat.
• Bleib bei einem Look für Flyer, Storys und Ticketseite. Die Leute sollen die Nacht in einer Viertelsekunde wiedererkennen.
• Verteil die Stimmen. Zehn Promoter mit je 1.500 lokalen Followern erreichen meist mehr von den richtigen Leuten als ein Account mit 15.000.
• Miss, was sich messen lässt: Reichweite, TKP und welcher Link oder Promoter die Ticketkäufer gebracht hat.
• Heb dir die letzte Woche für Dringlichkeit auf, nicht für neue Infos. Dann entscheiden die Leute.

Eventmarketing mit Parmo

Parmo übernimmt den Promoter-Teil der Kampagne. Ein Veranstalter veröffentlicht das Event mit einem Briefing (welche Storys, an welchen Tagen, mit welchem Asset), Promoter aus der Nähe fragen an oder werden eingeladen, und Parmo postet die Storys auf ihr Instagram und prüft, ob jede online bleibt. Als Belohnung gibt es Gästeliste, Getränkeguthaben oder VIP, und für Veranstalter ist Parmo kostenlos. Ticketverkauf, Anzeigen und der Rest der Kampagne bleiben bei dir. Offene Events erscheinen außerdem auf den öffentlichen Eventseiten.

Häufige Fragen

Wie bewirbt man ein Event auf Instagram?

Früh mit einem klaren Visual ankündigen, das Line-up in Phasen veröffentlichen und in den letzten zwei Wochen Leute aus der Szene Storys posten lassen. Im Nachtleben bringen Storys von echten Menschen meist mehr als Anzeigen.

Wann sollte man anfangen, ein Event zu bewerben?

Bei einer Clubnacht sind sechs bis acht Wochen vorher üblich, bei einem Festival eher Monate. Der größte Teil der Arbeit gehört trotzdem in die letzten zwei Wochen, wenn die Leute planen.

Was kostet Eventmarketing?

Von nichts außer Zeit bis zu mehreren tausend Euro bei einem Festival. Bei einer Clubnacht sind die Hauptkosten meist Design, ein kleines Werbebudget und das, was Promoter an Gästeliste, Getränken oder Honorar bekommen.