Booking

Was bedeutet Booking?

Im Nachtleben heißt Booking, einen Künstler für ein bestimmtes Datum zu sichern. Gemeint ist der ganze Weg dahin (Act finden, Verfügbarkeit anfragen, Gage verhandeln, Vertrag unterschreiben) und oft auch die Leute, die das machen: der Booker eines Clubs oder die Agentur, die einen Künstler vertritt.

Lokale DJs buchst du meistens direkt, per Instagram, Mail oder über gemeinsame Bekannte. Etablierte und internationale Acts laufen über eine Bookingagentur, die ihren Kalender führt, Gagen verhandelt und den Rider schickt. Die Agentur bekommt in der Regel eine Provision vom Künstler, du als Veranstalter zahlst also die vereinbarte Summe und keine separate Agenturrechnung.

So läuft ein Booking ab

Bei größeren Namen beginnt das oft drei bis sechs Monate vor dem Termin. Der typische Ablauf:

• Anfrage: Du schickst Datum, Location, Kapazität, das restliche Line-up und dein Budget.
• Angebot: Die Agentur antwortet schriftlich mit Gage, Setlänge und Slot, Reise und Hotel und oft einer Gebietsschutzklausel (kein anderer Gig im Umkreis für ein paar Wochen rund um dein Datum).
• Vertrag: Sind sich beide Seiten einig, kommt der Vertrag. Bei Unterschrift ist oft die Hälfte der Gage als Anzahlung fällig, der Rest kurz vor oder nach dem Auftritt.
• Vorbereitung: In der letzten Woche werden Spielzeiten, Anreise, Hotel und Technik bestätigt und der Timetable verschickt.
• Showtag: Abholung, kurzer Check im DJ-Booth, das Set, und falls so vereinbart die Restzahlung.

Beispiel: ein Gast-DJ für Köln

Angenommen, eine Crew in Köln will für einen Samstag im Oktober einen bekannten House-DJ. Im Juni geht die Anfrage mit Budget raus. Die Agentur schickt ein Angebot: 2.500 €, zwei Stunden Set von 2 bis 4 Uhr, Flüge, eine Hotelnacht und Transfers zahlt der Veranstalter, dazu kein anderer Gig im Umkreis von 150 km in den vier Wochen davor. Die Crew unterschreibt, zahlt die Hälfte an und baut den Rest der Nacht um das Datum herum, mit lokalen DJs für Warm-up und Closing.

In diesem Beispiel landet das Booking mit Reise, Hotel und Rider eher bei 3.300 € als bei 2.500 €. Genau deshalb ist der Headliner meistens die erste Buchung: Datum, Ticketpreis und der Rest des Budgets hängen an ihm.

Tipps fürs DJ-Booking

• Früh anfragen. Gefragte DJs sind oft Monate im Voraus ausgebucht, vor allem in der Festivalsaison.
• Alles schriftlich festhalten: Gage, Spielzeit, Anreise, Hotel, Gästelistenplätze und wer was bezahlt.
• Nebenkosten einplanen. Reise, Hotel, Rider und Steuern machen schnell ein Drittel der Gage oder mehr aus.
• Vor der Unterschrift mit Steuerberatung klären, ob Künstlersozialabgabe anfällt und ob bei Acts aus dem Ausland Ausländersteuer einzubehalten ist.
• Eine Stornoklausel vereinbaren, die für beide Seiten gilt, auch bei Absagen wegen Wetter oder fehlender Genehmigung.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen DJ buchen?

Für lokale DJs reichen oft ein paar Wochen. Tourende oder internationale Acts fragen Veranstalter meist drei bis sechs Monate vorher an, für Sommerwochenenden noch früher.

Was kostet eine Bookingagentur?

Die Agentur wird in der Regel vom Künstler bezahlt, als Provision auf die Gage, häufig irgendwo zwischen 10 und 20 Prozent. Der Veranstalter zahlt die vereinbarte Gage und die Nebenkosten.

Was ist eine Gebietsschutzklausel?

Eine Vertragsklausel, nach der der Künstler in einem bestimmten Umkreis und Zeitraum vor und nach deinem Termin keinen anderen Gig spielt, damit dein Event in der Region exklusiv bleibt.